Портфолио и кейсы фрилансеров по автоматизации документооборота

Из реестра работ в Excel автоматически формируются документы в PDF — по одному на каждого заказчика. В каждом акте: реквизиты сторон, таблица позиций с количеством и ценой, итоги, сумма прописью (рубли и копейки с правильными окончаниями), текст о приёмке и блок подписей. Дополнительно собирается сводный реестр актов в Excel со ссылками на готовые файлы. Сотни документов за минуту вместо ручного копирования и риска ошибок в суммах. Так же делаем счета, коммерческие предложения, договоры, сертификаты, письма — по вашему шаблону (PDF или Word), с данными из Excel, Google Таблиц или CRM. Организации в примере вымышленные.

Разработали Royal Stone Group CRM с административной панелью для работы с клиентами, заказами и документами. В проекте использована интеграция с PandaDoc. Наш вклад: архитектура, backend, административная панель и внешние интеграции. Стек: Ruby on Rails, PostgreSQL, Redis, OpenSearch, Stimulus JS.

Компания продаёт оборудование и запчасти, в основном из Китая. Поставщик присылает прайс на китайском или английском, а клиенту нужно коммерческое предложение на русском с ценами компании. Как было: менеджер переводил документ, разбирался в позициях и заполнял шаблон, руководитель в отдельном Excel считал цены и коэффициенты, потом цифры переносили обратно в документ. Два человека, 2–3 дня на одно предложение. Что сделал: веб-систему, где весь путь проходит в одном окне. - Загрузка прайса в PDF, Excel или Word, в том числе больших файлов. - Программа разбирает позиции и переводит названия и описания: сначала по словарю компании, остальное нейросеть. Каждое число в переводе сверяется с оригиналом. - К позициям привязываются картинки товаров. - Цены считает программа по правилам компании (курс, коэффициент, наценка), а не нейросеть. - Всё можно поправить вручную: текст, состав, порядок блоков, картинки. - На выходе КП в Word и PDF и расчёт в Excel. Стек: Python, Flask, htmx, SQLite, LibreOffice. Результат: одно предложение собирается примерно за 10 минут вместо 2–3 дней. Остался один человек — проверяет результат и при необходимости правит. Название заказчика и его документы не публикую. На скриншотах настоящая система на тестовых данных. Голос в видео сгенерирован нейросетью.

Локальное приложение для создания и унификации кадровых документов. Задача — заменить разрозненную ручную правку форм единым инструментом: собирать документы из типовых блоков и приводить существующие DOC/DOCX к общим правилам оформления. Что сделал: — структурировал формы и выделил повторяемые блоки: реквизиты, сведения о сотруднике, условия, основания, подписи; — разработал каталог с поиском, фильтрами и рабочими версиями; — реализовал визуальный конструктор с настройкой блоков и предварительным просмотром; — добавил загрузку отдельных документов и папок, пакетную нормализацию с выбором правил; — предусмотрел отдельное хранение оригиналов, результаты по каждому файлу и повторную обработку проблемных документов; — реализовал сравнение «до / после» с синхронной прокруткой, печатным видом Microsoft Word и выгрузкой DOCX/PDF; — добавил библиотеку правил для заголовков, таблиц, дат, подписей и других элементов формы. Результат — рабочее пространство для подготовки, обновления и проверки документов. На показанном примере после нормализации форма занимает одну страницу вместо двух. Автоматизация не подменяет контроль качества: спорные фрагменты требуют ручного сопоставления, итоговое оформление проверяется в режиме сравнения.

Разработал локальную систему для анализа тендерной документации и коммерческих предложений. Система принимает PDF, сканы PDF, DOCX и XLSX, извлекает требования и ключевые параметры, приводит данные к единой структуре, сравнивает предложения поставщиков, выявляет несоответствия и риски, а затем формирует итоговую сводку для принятия решения человеком. Что реализовано: — загрузка и обработка разнородных документов; — OCR для сканов; — извлечение требований, сроков, условий и параметров; — сравнение нескольких коммерческих предложений; — выявление рисков и несоответствий; — привязка выводов к источникам и доказательствам; — использование UNKNOWN, если данных недостаточно; — рабочий GUI-интерфейс; — сохранение и повторное открытие завершённых запусков; — скачивание результатов. Отдельный акцент сделан на проверяемости результата: система не скрывает неопределённость и не принимает решение за пользователя. Проект прошёл автоматизированное тестирование: 374 теста ядра, 55 GUI-тестов и полный E2E-сценарий в реальном браузере. Решение можно адаптировать под закупки, тендеры, договорную работу, проверку коммерческих предложений и другие процессы, где требуется анализ большого объёма документов.

Демонстрационная концепция вымышленной кофейни «ТИХО». Название и цены использованы для учебного проекта. ЗАДАЧА Передать атмосферу спокойной кофейни и связать рекламную афишу с понятным меню. РЕШЕНИЕ Тёплая кремовая и кофейная палитра с терракотовым акцентом. Афиша построена на крупном заголовке «Пауза на кофе» и простой векторной иллюстрации чашки. В меню использованы те же цвета и типографика; название напитка, объём и цена имеют чёткую иерархию. РЕЗУЛЬТАТ Два согласованных макета: афиша и меню на четыре напитка. Подготовлен PDF с векторными элементами и встроенными шрифтами. PNG в галерее показывают обе композиции. Концепцию можно адаптировать для кафе, пекарни или локального бренда: заменить ассортимент и цены, подготовить нужные размеры для печати и цифровых публикаций.

Демонстрационная дизайн-концепция для вымышленной строительной компании «ФОРМА». Цены и объёмы учебные. ЗАДАЧА Представить строительные работы в документе, где заказчику легко найти состав предложения, этапы и расчёт. РЕШЕНИЕ Три страницы в едином стиле: обложка, последовательность работ и таблица стоимости. Глубокий синий, тёплый золотой акцент, крупная типографика и архитектурная сетка. В расчёте раздельно показаны количество, единичная цена и сумма по каждой работе. РЕЗУЛЬТАТ Готовый PDF с векторным текстом и графикой; в портфолио показаны все три страницы. Учебный расчёт проверен: 80 000 + 160 000 + 36 000 = 276 000 руб. Допущения по материалам, доставке и налогам вынесены под таблицу. Такое оформление подходит для коммерческих предложений, презентаций подрядчика и технических предложений. Содержание, фирменный стиль и формат адаптируются под вашу задачу.

Демонстрационный проект. Участки, объёмы и рабочие ситуации вымышлены. ЗАДАЧА Собрать короткий отчёт, по которому руководитель видит выполнение плана и понимает, где требуется действие. РЕШЕНИЕ Excel с планом, фактом, отклонением, процентом выполнения и статусом по каждому участку. В отдельном блоке — следующий шаг, ответственный и срок. Ячейки ввода выделены, формулы пересчитываются при изменении данных. Показатели в метрах, тоннах и кубометрах не складываются в некорректный общий объём. РЕЗУЛЬТАТ ПРИМЕРА 4 участка: один выполнил план, три требуют внимания. По трубопроводу — 90%, основанию — 80%, обратной засыпке — 75%. Отчёт дополнен конкретными действиями по снабжению, технике и графику бригады. Структуру можно адаптировать под ежедневную или недельную отчётность, ваши участки и показатели. Следующие действия и сроки заполняются после обсуждения с ответственными.

Демонстрационный проект для строительного документооборота. Все участки и документы вымышлены. ЗАДАЧА Дать ПТО понятный список: что подготовлено, что на проверке, где прошёл срок и какие оригиналы ещё нужно получить. РЕШЕНИЕ Реестр Excel с ответственными, контрольными датами, согласованием, наличием оригинала и следующим действием. Для статусов предусмотрены списки выбора. Формулы выделяют просроченные позиции и считают готовность; документ считается готовым только после принятия и получения оригинала. Дата контроля задаётся вручную. РЕЗУЛЬТАТ ПРИМЕРА 8 документов: 3 готовы, 2 просрочены. Принятый документ без оригинала выделен отдельным действием. Логика проверена изменением статусов и дат. Реестр можно адаптировать под структуру объекта, перечень ИД и порядок сдачи. Это учебный шаблон контроля; состав исполнительной документации определяется требованиями конкретного проекта.

Демонстрационный проект. Объект, документы, объёмы и цены вымышлены. ЗАДАЧА Сопоставить объёмы по журналу и КС, увидеть спорные позиции и их влияние на стоимость. РЕШЕНИЕ Рабочая таблица Excel: код позиции, вид работ, единица измерения, два источника объёмов, расценка и ссылка на условный документ. Формулы пересчитывают суммы и выделяют расхождения. Ввод отделён цветом, допуск сравнения настраивается. Неполные данные не маскируются итоговой суммой. РЕЗУЛЬТАТ ПРИМЕРА Сравнены 5 позиций, выявлены 3 расхождения. По журналу — 801 800 руб., по КС — 830 400 руб.; разница — 28 600 руб. Проверено обновление расчётов при изменении входных данных. Для рабочей задачи адаптирую структуру под ваши ведомости и формы КС. Состав начислений и правила проверки согласовываются по исходным документам.