Автоматизации заявок в Битрикс24
Ситуация
Компания столкнулась с двумя системными проблемами в работе финансового отдела:
-Сотрудники компании создавали заявки для финансового отдела, многие из которых либо не относились к нему, либо были сформулированы размыто.
-Задачи без четкого исполнителя и срока «висели» в общем пуле. Сроки исполнения либо не указывались, либо были произвольными, что делало любой запрос непредсказуемым.
В результате начались задержки в критически важных процессах, которые вызывали недовольство сотрудников – внутренних заказчиков, а у руководителя отсутствовала объективная картина по нагрузке в отделе.
Задача
Разработать и внедрить в Битрикс24 четкий, регламентированный бизнес-процесс «Заявка в финансовый отдел».
Мы разработали и внедрили в Битрикс24 бизнес-процесс, который включает:
1. Определение темы
Теперь сотрудник, создающий заявку, не пишет тему вручную, а выбирает ее из выпадающего списка. Это сразу отсекает нерелевантные запросы и точно определяет суть проблемы.
2. Назначение ответственного и сроков
При выборе конкретной темы в процессе срабатывают автоматические правила:
- Задача назначается на конкретного сотрудника, заранее закрепленного за этим направлением работы.
- Для каждой темы финансовый директор установил срок исполнения.
3. Прозрачность для руководства
Настроили групповой канбан. На нем в реальном времени отображается:
- Количество задач у каждого сотрудника.
- Общая нагрузка по отделу.
- Статус по каждой заявке.