Подпольные ИТ-системы, как правило, появляются там, где сотрудники и руководство недооценивают значение политик безопасности и обеспечения целостности данных, а ИТ при этом занимает сильно формализованную и негибкую позицию. Многие отделы компаний могут тратить средства на ИТ из различные операционных бюджетов, из-за чего появляется соблазн пойти в обход ИТ-отдела. Легкость внедрения SaaS-решений только подкрепляет подобные желания. ИТ-директор тут с одной стороны должен занимать более гибкую, но с другой стороны и более твердую позицию. Ответственность за появление подпольных ИТ-систем ложится на ИТ-отдел, которые не смог предоставить необходимые бизнесу решения в приемлемые сроки. Однако большинство ИТ-директоров смотрят сквозь пальцы на ПО, оборудование и услуги, которые выходят за рамки полномочий их отдела. Между тем возглавить подпольные ИТ — лучшая стратегия, чем их игнорирование.