Заказчик

Пожалуйста не кидайте камнями!) Не скажу "правильное" название сметы, не разбираюсь в этом (надеюсь только пока), как говорится кто на что учился, но признать мне это не стыдно!).
Необходима смета на модернизацию лайт бокса. Изготовили по тех.заданию 2 изделия, дождались окончания отделочных работ на объекте, оказалось что данные ТЗ изменились, попросту не встанет изделие, толщина стены увеличилась (как, уже отдельная история, мусолить не будем)))). Лайт бокс переделали, при том основательно. Выставили счет на доп.работы, сотрудники которые были "в курсе" из компании заказчика ушли, новый представитель просит "бумажки" и все-все расписать в виде смет и прочих официальных писем.
Помогите, задача не сложная, а обратиться как оказалось не к кому)