Необходимо написать небольшой скрипт – сайт.
Который достаёт письма с сервера и из нужных можно будет создавать "Заявки клиентов".
1. Подключаемся к серверу POP и все письма заносим в базу данных. Новые письма автоматически загружаются.
2. Выводим на сайте список писем.
3. Кликаем – "Добавить Заявку" – Заполняем поля – Имя клиента, номер телефона – автоматически вытаскивается из Темы письма.
4. Выводим список всех заявок.
Превьюшка: