В 3 этапа:
1. Просто загрузка ТЕСТовых файлов в Битрикс.
2. Получение этих файлов с внешнего вебсервиса (какие-то файлы ежедневно, какие-то каждые 15 минут).
3. Отправка после загрузки письма администратору сайта информации о корректности данных или не хватки какие-то данных (например появилась новая клиника, у нее какие-то поля не заполнены).
Пример файлов:
Пишите срок, стоимость, цену.