Бюджет:
150 000 руб
В данный момент в компании реализован управленческий учет, на базе 1С Управление Торговлей 10.3.
На данный момент задача стоит следующая: перевести внутренний документооборот в электронный вид, наладить хождение документов между отделами (логистика, отдел продаж, отдел закупок, юрист, бухгалтер), завести справочник номенклатуры с характеристиками продукции, ввести штрих-кодирование.
Организация занимается торговлей кабельно-проводниковой продукцией. Продукция может приходить как в стандартных бухтах, так и на кабельный барабанах разной длины, поэтому каждой позиции номенклатуры, внутри ее, должен вестись учет по характеристикам, а именно: при приходе необходимо заносить в следующие данные:
1) Длина
2) Вес
3) Производитель
4) Тип тары
5) Дата изготовления
Из них необходимыми является пункт 1, 2 и 4.
После поступления заявки менеджер формирует заявку покупателю/коммерческое предложение (далее КП), причем заявку покупателя можно сформировать при всех необходимых реквизитах, а КП ничему не обязывающий документ, несет в себе сугубо информацию.
Остановимся на заявке покупателя. После подбора товара, в основном окне менеджер по продажам должен видеть остаток на складе по данной позиции, розничные цены, цену последнего прихода, цену среднюю за определенный период. Менеджер в праве сам внести цену, либо сохранить документ и отправить на согласование в отдел снабжения.
При изменение статуса заказа на «согласован», все позиции которые есть по наличию ставятся в резерв. Статус «готов к отгрузке» в праве назначить начальник отдела, либо этот статус приобретается после прихода денег на расчетный счет.
Надо настроить возможность реализации при переходе долга покупателя за определенное число, на каждого покупателя лимит отгрузки устанавливает начальник отдела. Если статус заказа стоит «готов к отгрузке» и части позиций нет в наличие, то при приходе автоматически ставится в резерв необходимое количество, в порядке очереди. Если заказов с одной и той же позицией несколько, приход резервируется на самую раннюю.
Остановимся на реализиции товара со склада. У нас будет 2 склада. Основной склад, то что хранится непосредственно у нас на складе и транзитный склад, то что отгружается транзитом со склада партнеров. При реализации позиций с основного склада , менеджеру необходимо получить подтверждение начальника отдела.
Необходимо настроить процесс согласования и подписания договоров с покупателя и поставщиками. Менеджер должен создавать типовой договор с указанием условий оплаты (100% предоплата, 50% предоплаты, 50% по факту готовности продукции к отгрузке, 100% отсрочка и т.д.). Далее документ передается на согласование следующим службам: начальник отдела продаж, начальник отдела закупок, коммерческий директор, директор. После согласования всех этих виз менеджер имеет возможность либо распечатать договор с печатью и подписью или выгрузить его в .pdf.
В отделе снабжения менеджер должен выполнять следующие функции: приход на ТРАНЗИТНЫЙ склад, внесение цен в заявку от заказа покупателей направленные от менеджера по продажам. Также у менеджера по снабжению должен быть документ следующего вида: видеть недостающие позиции из всех заказов покупателей с датой оплаты, с продажной ценой и требуемым сроком поставки, а также с количеством реализованной этой продукции за определенный период.
Немного о штрих-кодировании. При приходе продукции на барабанах, каждому барабану присваивается индивидуальный артикул и генерируется штрих-код, бумага со штрих-кодом распечатывается и наклеивается на барабан.
Логистика. Для расчета стоимости доставки менеджер отправляет заказ покупателя на согласование логисту с указанием общего веса и города доставки. Логист оценивает стоимость и отправляет документ с рекомендуемой стоимостью доставки обратно менеджеру продаж.
Пару слов о интерфейсе. Для менеджера по продажам достаточно видеть только следующие функции: заказ покупателя/коммерческое предложение, остатки на складе и ведомость по расчетам только своих клиентов, свои реализации.
Для снабжения необходимо видеть список приходов с возможностью их создания и продукции ожидающей поставки. Также снабжение видит заказы покупателей, которые ему отправлены на согласование цены.
Логист видит только те заказы покупателей, которые отправлены ему на согласование.
Хотелось бы видеть следующие статусы заказов покупателей.
1) не согласован
2) на согласовании снабжения/выставлен
3) оплачен/согласован
4) готов к отгрузке
5) отгружен/в дороге
Эти статусы имеют право назначать/изменять следующие отделы:
Статус №3 имеют право назначать начальники отделов, либо он ставится автоматически при приходе денег.
Статус №4 ставится при приходе товара на транзитный склад полностью по счету, либо в случае отгрузки с основного склада статус выставляется заведующей складом.