По договоренности
Что-то наподобие CRM, но более простую.
Каждое дело обрабатывается несколькими пользователями (от продажника до руководителя), все это заносится в общую базу данных, печатаются документы, сохраняются сканы и т.д.
Предлагайте варианты и пишите телефоны, буду перезванивать для обсуждения.