ВАРИАНТ 1
Поставить систему тикетов на сайте (юзер-админ) по типу
или
ВАРИАНТ 2
Сделать заявку (что бы письмо в Личн. сообщениях отправлялось сразу 3-м пользователям)
(Добавить кнопку «Заявка админу». Форма при нажатии – поле для написания заявки. Отправить.
Заявка отправляется админу и еще 2-м пользователям (как письмо в личном сообщении))
Далее все видят переписку в общем разговоре.
Сразу указывайте бюджет и когда сможете начать\сдать