Автоматизация документооборота: распознавание документов, боты, Битрикс24 и 1С

С 2009 года помогаем строительным и промышленным компаниям получать допуски: членство в СРО, лицензии МЧС и Минкультуры, сертификация, аттестация специалистов, обучение.

Отдел делопроизводства обрабатывает заявки клиентов на обучение и аттестацию. Сейчас вся работа ручная: сотрудник получает от клиента документы в Телеграме, глазами читает сканы, вручную считает стаж, вручную заполняет заявления и вручную ведёт самодельные таблицы для калькуляций. Заявок становится больше, ручной работы – тоже. Хотим это убрать.

ЧТО АВТОМАТИЗИРУЕМ

Шесть операций, которые сейчас делаются руками:

1. Приём документов от клиента – паспорт, диплом, трудовая книжка приходят фото и сканами в Телеграм. Комплект часто неполный, идёт переписка на добор.
2. Распознавание документов – данные из сканов переносятся в заявки вручную.
3. Подсчёт стажа по трудовой книжке – сотрудник читает скан и считает периоды.
4. Заполнение заявлений в учебный центр – форма заполняется руками из тех же документов.
5. Подбор программы обучения – по типу заявки и должности человека (например, охрана труда).
6. Ручные таблицы – калькуляции и стандарты ведутся в самодельных таблицах отдельно от Битрикс24 и 1С, одни и те же данные вводятся несколько раз.

Системы: Битрикс24 (CRM и заявки), 1С (учёт), Телеграм (переписка и приём документов), самодельные таблицы. Есть внешний портал учебного центра – разберём его на встрече.

КАК ВЫБИРАЕМ ИСПОЛНИТЕЛЯ

Пишем открыто, чтобы не тратить ваше и наше время:

1. Отвечаете на анкету ниже – 9 вопросов, по пунктам.
2. Короткий разбор одной операции – полстраницы, без презентации.
3. Созвон на час: с нашей стороны директор, руководитель отдела делопроизводства и я. Руководитель отдела рассказывает, как работа устроена на самом деле, вы задаёте вопросы.
4. Присылаете проработку и предложение по проекту с вашей ценой.
5. Выбираем исполнителя, договариваемся об условиях, начинаем.

Созвон даём не всем – только тем, кто прошёл первые два шага. Зато на нём вы получаете прямой доступ к людям, которые знают процесс и принимают решение.

ЧТО ЖДЁМ В ПРОРАБОТКЕ

Не презентацию про ИИ, а разбор наших процессов. По каждой операции:
- вход: что приходит и от кого;
- шаги: как реально делает человек, по действиям;
- системы: куда вводит и откуда берёт;
- время: сколько минут занимает одна штука;
- частота: сколько штук в неделю;
- узкое место: где ждут, где переделывают, где ошибаются;
- цена ошибки: что происходит, если сделать неправильно.

Плюс: сумма часов в неделю по каждой операции и по отделу целиком; маршрут автоматизации – что автоматизируем, чем, в каком порядке, что делаем первым; где человек остаётся в контуре и почему; оценка эффекта в часах; риски и ограничения – персональные данные, системы без API, качество сканов.

ЧТО ПРЕДОСТАВЛЯЕМ

Созвон с директором и руководителем отдела делопроизводства. Доступ к сотрудникам отдела для уточнений. Примеры документов в обезличенном виде. Описание систем и доступы по мере необходимости. Контактное лицо на проекте – Андрей Сергиенко, помощник управляющих партнёров.

УСЛОВИЯ

Работа удалённая, регион не важен. Форма – самозанятый, ИП или ООО. Цену и срок называете вы в предложении по проекту. Срок проработки согласуем на созвоне.

ВОПРОСЫ КАНДИДАТУ

Ответьте по пунктам. Отбираем по полноте ответов.

1. Кто вы: компания, ИП, самозанятый. Сколько человек в команде и кто за что отвечает.
2. Два-три кейса автоматизации документооборота или распознавания документов: задача, срок, результат, ссылка или пруф.
3. Какими инструментами работаете: Claude, GPT, n8n, Make, Python, RPA, что-то ещё.
4. Как проводите разбор процессов: сколько интервью, что меряете, что получается на выходе.
5. Что войдёт в вашу проработку – перечислите документы, которые отдадите.
6. Сколько времени займёт проработка и когда готовы созвониться.
7. Есть ли опыт автоматизации в системах без API – заполнение форм в чужом портале.
8. Как работаете с персональными данными: где обрабатываете, как храните.
9. Готовы разобрать одну нашу операцию как короткий пример.